Assistenz der Geschäftsführung & Office-Management (m/w/d) in 46284 Dorsten gesucht

Mit unserer Teamsoftware vereinfachen Unternehmen mit 5- 300 Mitarbeitern ihre tägliche Zusammenarbeit und Organisation in den Bereichen Kommunikation, Organisation und Personalplanung/Zeiterfassung. Insgesamt nutzen über 50.000 Mitarbeiter unsere Software, um ihren Alltag zu verbessern.

Du sorgst dafür, dass Organisation, Kommunikation und Zahlen zuverlässig laufen – und schaffst Strukturen, die den Arbeitsalltag planbarer machen.

Schwerpunkte deiner Rolle:

• Kommunikation & E-Mail-Management: Du behältst das E-Mail-Postfach der Geschäftsführung im Blick, sortierst vor, priorisierst, bereitest Antworten vor und übernimmst bei Standardsachen die Korrespondenz selbst. Am Telefon trittst du souverän auf und vertrittst das Unternehmen professionell nach außen.
• Kalender-, Termin- & Meetingorganisation: Du koordinierst Termine mit Kunden, Partnern, Mitarbeitern und Dienstleistern, planst Besprechungen (inkl. Agenda und Unterlagen) und sorgst dafür, dass alle relevanten Informationen rechtzeitig vorliegen. Nach Meetings hältst du Entscheidungen und To-dos fest und verfolgst sie nach.
• Office-Management & Verwaltung: Du organisierst das Büro in Dorsten, kümmerst dich um Posteingang, Ablage, Bürobedarf und Verträge. Du passt Vorlagen (z. B. Arbeitsverträge) nach Vorgabe an, verwaltest Unterlagen und achtest darauf, dass Fristen und Wiedervorlagen eingehalten werden.
• Zahlen, Kennzahlen & Schnittstelle Steuerbüro: Du sammelst und strukturierst Rechnungen und Belege, bereitest Unterlagen für das Steuerbüro vor und bist dort feste Ansprechperson. Du erstellst einfache Übersichten und Auswertungen (z. B. Listen, Monatsübersichten, Kennzahlen) und sorgst dafür, dass wichtige Zahlen rechtzeitig vorliegen.
• Mitarbeiter- & Personalorganisation: Du unterstützt bei der Pflege von Mitarbeiterdaten, hältst Anpassungen (z. B. bei Gehältern oder Arbeitszeiten) nach und koordinierst Termine rund um Mitarbeitergespräche oder organisatorische Themen. Außerdem unterstützt du im Recruiting-Alltag und hilfst dabei, Stellenausschreibungen nach Vorlage zu veröffentlichen, Bewerbungen sinnvoll vorzusortieren, Rückmeldungen zu organisieren und Gesprächstermine zu koordinieren.
• Reisen, Messen & Organisation: Du planst Geschäftsreisen (Zug/Flug, Hotels, Unterlagen) und unterstützt bei der Organisation von Messen und Veranstaltungen – von der Terminplanung bis zur logistischen Vorbereitung. Nach Veranstaltungen bringst du Dokumente, Belege und Informationen sauber in Struktur.

Die Rolle ist bewusst vielseitig angelegt – du solltest Freude daran haben, dich in neue Themen einzuarbeiten und Strukturen zu schaffen, wo bisher eher pragmatisch gearbeitet wurde.

⌛️ Wir benötigen dich für ca. 20–25 Wochenstunden, verteilt auf mehrere Tage pro Woche – mit der Bereitschaft, 2–3 Vormittage regelmäßig im Büro in Dorsten zu sein.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Bankkauffrau/-mann oder vergleichbar).
• Du hast bereits Erfahrung in einer organisatorischen oder assistenznahen Rolle und bist vertraut damit, Abläufe, Termine und Unterlagen im Blick zu behalten.
• Ausgeprägte Struktur- und Organisationsstärke: Du hast Freude daran, Abläufe zu ordnen, To-dos nachzuhalten und Verbindlichkeit zu schaffen.
• Sehr sicherer Umgang mit E-Mails, Kalendern und Office-Programmen (Google Workspace oder MS Office, insbesondere Tabellen & Präsentationen).
• Souveränes, freundliches Auftreten am Telefon und per E-Mail – du repräsentierst die Geschäftsführung und das Unternehmen direkt nach außen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und absolute Verschwiegenheit sind für dich selbstverständlich.
• Lernbereitschaft und Offenheit für neue Tools (z. B. digitale Ablagen, SaaS-Tools, einfache Auswertungen) – du musst nicht alles kennen, aber bereit sein, dich einzuarbeiten.
• Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick, setzt Prioritäten und bringst Aufgaben konsequent zu Ende.

Spezialkenntnisse in Bereichen wie Arbeitsrecht, Vertragsgestaltung oder Lohnabrechnung werden NICHT vorausgesetzt – wichtig ist, dass du Unterlagen sauber vorbereitest, strukturiert arbeitest und bei fachlichen Fragen mit Steuerbüro oder anderen Dienstleistern zusammenarbeitest.