Sekretär*in (m/w/d) für Berlin gesucht

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Job Kategorie: Universitäten/Hochschulen/Forschungsinstitute Erziehung/Bildung/Therapie

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 10117 Berlin
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 15.05.20252025-05-15

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Stellenausschreibung: Sekretär*in (m/w/d)

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: Humboldt-Universität zu Berlin in Hamburg

Branche: Universitäten/Hochschulen/Forschungsinstitute

Kategorie: Erziehung/Bildung/Therapie

Stellenbeschreibung: Die 1810 gegründete Humboldt-Universität zu Berlin ist eine der führenden deutschen Hochschulen. Als Volluniversität mit über 36.000 Studierenden verbindet sie Forschungsexzellenz mit innovativer Nachwuchsförderung. Ihre internationalen Netzwerke, interdisziplinären Forschungskooperationen sowie ihre progressiven Lehrkonzepte prägen den Wissenschaftsstandort Berlin. Die Humboldt-Universität verfügt über den Status einer Exzellenzuniversität. Ihre Aufgaben Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben im Büro der Präsidentin: Bearbeitung der Postein- und -ausgänge (auch elektronisch) sowie Ablage Vervielfältigungen, Schriftgutverwaltung und Registratur Terminkoordinierung und -überwachung für die Präsidentin Raumorganisation und Schlüsselverwaltung Zusammenstellung von Unterlagen für Sitzungen, Gremien und Besprechungen, Prüfung auf Vollständigkeit, ggf. Ergänzung Vor- und Nachbereitung von Sitzungen (Erstellen der Tagesordnung in Absprache mit der Präsidentin, Fertigung von Protokollentwürfen, Präsentationen, organisatorische Sitzungsvorbereitung einschl. Versenden von Einladungen, Überwachung von Fristen und Terminen) Organisatorische Vorbereitung von Veranstaltungen und Dienstreisen Betreuung von Gästen Auskunftserteilung (telefonisch, schriftlich, persönlich) zu allen Angelegenheiten der Präsidentin Pflege und Aktualisierung der Webseite bzw. HU-relevanter Seiten (Intranet etc.) Pflege und inhaltliche Betreuung der Kontaktdatenbank Korrespondenz für das Büro der Präsidentin, u.a. eigenständiges Aufsetzen von Briefen, Einladungen Vorbereitung von Personalangelegenheiten, insb. Fertigung von Ausschreibungs-, Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen; Fertigung und Versenden von Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zwischeninformationen und Absagen in Bewerbungsverfahren entsprechend der HU-Richtlinien Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen (Bestellung, Einholen und Vergleich von Angeboten etc.) Ihr Profil Abgeschlossene Ausbildung in einem Verwaltungsberuf oder einschlägige Berufserfahrung bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen Allgemeine Sekretariatskenntnisse Sehr gute Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B1) Sehr gute Beherrschung der gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Power Point) Organisationsgeschick, Kommunikationsfähigkeit und hohe Belastbarkeit bei Terminarbeiten Grundlegende datenschutzrechtliche Kenntnisse im Umgang mit personenbezogenen Daten Sicheres, gewandtes, offenes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten, Diskretion Ausgeprägte soziale Kompetenz im Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit und Stressresistenz Darüber hinaus sind erwünscht oder im Rahmen der Einarbeitung zu erlernen: Kenntnisse universitärer Strukturen Grundkenntnisse im Haushaltsrecht, Kenntnis einschlägiger HU-interner Regelungen und Verfahren (u. a. Dienstreiseordnung, Bewirtungsrichtlinie und Rahmenhausordnung) Kenntnisse im Umgang mit Layoutsoftware (z.B. InDesign) sowie mit Content-Management-Systemen Erfahrung im Umgang mit Wissenschaftler*innen und Studierenden, Universitätsabteilungen und Dienststellen des Senats Unser Angebot Ein modernes Arbeitsumfeld Eine tarifliche Eingruppierung (TV-L) Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet Flexible, geregelte Arbeitszeiten (Gleitzeit) Sehr gute Weiterbildungsmöglichkeiten Vereinbarkeit von Beruf und Familie Ein attraktives Firmenticket/Deutschlandticket-Job u.a.

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: Humboldt-Universität zu Berlin
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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