Executive Assistant & Office Management (m/w/d) für Grasbrunn gesucht

Arbeits- und Stellenangebot im Regiobizz Arbeitsmarkt

Job Kategorie: IT/IT-Dienstleistung Informationstechnologie (IT)

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 85630 Grasbrunn
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 29.01.20262026-01-29

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Stellenausschreibung: Executive Assistant & Office Management (m/w/d)

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: GQS GmbH in Hamburg

Branche: IT/IT-Dienstleistung

Kategorie: Informationstechnologie (IT)

Stellenbeschreibung: Deine Rolle Du bist Organisationstalent, Vertrauensperson und zentrale Schnittstelle zugleich. In deiner Rolle unterstützt du unsere Geschäftsführung im Tagesgeschäft und verantwortest gleichzeitig zentrale Office-, Administrations- und Organisationsprozesse. Dabei arbeitest du eigenständig, vorausschauend und mit einem hohen Maß an Diskretion. Wer wir sind: Wir sind der führende SAP Gold Partner für den Mittelstand der Lebensmittelbranche in der Region DACH. Seit 2008 unterstützen wir unsere namhaften Kunden aus dem Mittelstand bei der Digitalisierung von Prozessen und liefern nachhaltige Wettbewerbsvorteile für ihren Unternehmenserfolg. Unsere Standorte befinden sich in München, Berlin, Unna und Hermsdorf. Aufgaben Assistenz der Geschäftsführung Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen Vor- und Nachbereitung von Meetings – organisatorisch und inhaltlich Schriftliche und telefonische Korrespondenz im Namen der Geschäftsführung Unterstützung im operativen Tagesgeschäft Office Management & Organisation Verantwortung für den reibungslosen Büroalltag (Post, Telefonzentrale, Materialbestellungen) Organisation und Betreuung von Arbeitsplätzen Steuerung und Koordination externer Dienstleister (z. B. Reinigung, Handwerker, Facility Management) Pflege und Weiterentwicklung von Ablage- und Organisationssystemen Administration, Prozesse & Reisekosten Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Kreditkartenabrechnungen Hauptansprechpartner*in für Reisekostenabrechnungen Betreuung und Weiterentwicklung des Reisekostenprozesses in Concur Durchführung von Schulungen und Unterstützung der Mitarbeitenden im Umgang mit Concur Koordination mit dem Steuerberater, insbesondere bei Reisekosten und Abrechnungen Erstellung von Auswertungen, Übersichten und Berichten Arbeitssicherheit & interne Koordination Organisation und Koordination von Themen rund um Arbeitssicherheit Ansprechpartner*in für interne Beteiligte und externe Dienstleister Unterstützung bei Dokumentation, Terminen und Maßnahmen im Bereich Arbeitssicherheit Sicherstellung strukturierter Abläufe und Fristen Kommunikation & Schnittstellenfunktion Erste Anlaufstelle für interne Teams sowie externe Ansprechpartner Professioneller, diskreter Umgang mit sensiblen Informationen Sicherstellung klarer Kommunikation und reibungsloser Abläufe Qualifikation Das bringst du mit Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation Erfahrung in Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Rolle Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Verlässlichkeit Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools Idealerweise Erfahrung mit Reisekostenabrechnungssystemen (z. B. Concur) Freundliches, souveränes Auftreten und klare Kommunikationsfähigkeit Benefits Das bieten wir dir Eine verantwortungsvolle Vertrauensposition mit Gestaltungsspielraum Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung Abwechslungsreiche Aufgaben mit klarer Zuständigkeit Ein wertschätzendes, professionelles Arbeitsumfeld Kurze Entscheidungswege und moderne Arbeitsbedingungen Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung – gern mit Angabe deines frühestmöglichen Starttermins und deiner Gehaltsvorstellung.

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: GQS GmbH
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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