Executive Assistant Operations für Düsseldorf gesucht

Arbeits- und Stellenangebot im Regiobizz Arbeitsmarkt

Job Kategorie: Sonstige Branchen Sonstige Tätigkeitsbereiche

Stellenangebot Basisdaten

Arbeitsort:: DE 40211 Düsseldorf
Umkreis:: keine Angabe.
Art der Arbeitsstelle:
Letze Aktualisierung:: 12.12.20252025-12-12

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Stellenausschreibung: Executive Assistant Operations

Arbeitgeber bzw. Arbeitsvermittler: Deputy Department GmbH in Hamburg

Branche: Sonstige Branchen

Kategorie: Sonstige Tätigkeitsbereiche

Stellenbeschreibung: Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen. Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations – jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält. Aufgaben Buchhaltung & Finanzen Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen) Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten) Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen Office Management & Organisation Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch) Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.) Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren Kalender- und Terminplanung Team & Personalverwaltung Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten Personalunterlagen aktuell halten Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen Versicherungen & Verträge Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung , z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen ; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme) Ready to build what’s next? Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.

Qualifikation: Arbeitskräfte

Verdienst:: n.a.

Bewerbung an: Deputy Department GmbH
Am Strandkai 1
De 20457 Hamburg

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